Datenschutzerklärung der Notare

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. In dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie im Einzelnen darüber informieren, welche Daten von uns zu welchen Zwecken erhoben, verarbeitet und genutzt werden.

1. Wer ist verantwortlich für Ihre Daten?

Die Verantwortung für die rechtmäßige Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten trägt der Notar.

2. Welche Daten werden zu welchen Zwecken erhoben?

2.1 Zur Vorbereitung und Durchführung des notariellen Beurkundungs- und Beglaubigungsverfahrens und zum Vollzug der notariellen und notariell beglaubigten Urkunden sowie der Aufnahme von Wechsel- und Scheckprotesten werden von uns personenbezogene Daten erhoben, insbesondere

2.1.1. Angaben zur Person der Urkundsbeteiligte

Bei allen Beurkundungen und Beglaubigungen werden Angaben zur Person der Urkundsbeteiligten erhoben, im Einzelnen

2.1.1.1. bei natürlichen Personen: vollständiger Name, ggf. Geburtsname, Geburtsdatum und Geburtsort, ggf. Geburtsstandesamt und Geburtsregisternummer, Wohnanschrift, Familienstand und ggf. ehelicher Güterstand, Staatsangehörigkeit und gewöhnlicher Aufenthalt,

2.1.1.2. bei juristischen Personen, rechtsfähigen Personengesellschaften und sonstigen Rechtsträgern, die keine natürlichen Personen sind: Name/Firma, Sitz, Geschäftsanschrift, ggf. Handels-/Genossenschafts-/Partnerschafts-/Vereinsregisternummer, und die Angaben im Sinne von Ziffer 2.1.1.1. zu deren jeweiligen gesetzlichen oder gewillkürten Vertretern;

2.1.1.3. Kontaktinformationen, insbesondere Telefon- und Mobiltelefonnummern, Telefaxnummern und E-Mail-Adressen,

2.1.1.4 ggf. Kontodaten (IBAN und BIC),

2.1.1.5 ggf. Steueridentifizierungsnummer („Steuer-ID“),

2.1.1.6 ggf. Daten des wirtschaftlich Berechtigten,

2.1.1.7. ggf. Daten zur gesundheitlichen Situation der Beteiligten zur Prüfung der Geschäfts- und Testierfähigkeit

2.1.2. Grundstücksbezogene Angaben

Bei Grundstücksgeschäften werden zusätzliche Daten, ggf. mit Personenbezug, erhoben, insbesondere

2.1.2.1 Angaben zur Bezeichnung des betroffenen Grundstücks/

Erbbaurechts/Wohnungs- oder Teileigentums in Überstimmung mit dem Grundbuch und dem Liegenschaftskataster

2.1.2.2. Angaben zur Nutzung des betroffenen Grundstücks/

Erbbaurechts/Wohnungs- oder Teileigentums (Eigennutzung, Vermietung, ggf. Angaben zur Person des Mieters, Mietsicherheiten usw.)

2.1.2.3. Angaben zu Belastungen des betroffenen Grundstücks/

Erbbaurechts/Wohnungs- oder Teileigentums, auch zu bestehenden Kreditverbindlichkeiten

2.1.2.4 Angaben zum Zustand und zur Beschaffenheit des betroffenen Grundstücks/

Erbbaurechts/Wohnungs- oder Teileigentums

2.1.3. Gesellschaftsrechtliche Angaben

Bei gesellschaftsrechtlichen Geschäften werden häufig zusätzliche Daten erhoben, insbesondere

2.1.3.1 Angaben zu den Gesellschaftern und deren Beteiligungen

2.1.3.2. Angaben zur wirtschaftlichen Situation der Gesellschaft, auch unter Beiziehung von Jahresabschlüssen

2.1.3.3. ggf. Angaben zu Beschäftigten der Gesellschaft

2.1.4. Familienrechtliche Geschäfte

Bei familienrechtlichen Geschäften, z.B. Eheverträgen und Scheidungsvereinbarungen, werden zusätzliche Daten erhoben, insbesondere 

2.1.4.1 Angaben zu Kindern der Beteiligten mit Namen, Geburtsdaten und Wohnanschrift 

2.1.4.2 Angaben zum Beruf, zum Vermögen der Beteiligten, zum Einkommen der Beteiligten sowie zu deren Versorgung im Alter und bei Erwerbsunfähigkeit

2.1.4.3. Angaben zum gelebten bzw. beabsichtigten Ehemodell (z.B. Einverdienerehe, Doppelverdienerehe), zu einer bestehenden Schwangerschaft und einem eventuellen Kinderwunsch

2.1.4.4. Angaben zur Erwerbsfähigkeit

2.1.5. Erbrechtliche Geschäfte

Bei erbrechtlichen Geschäften, insbesondere Testamenten und Erbverträgen werden zusätzliche Daten erhoben, insbesondere

2.1.4.1 Angaben zu Kindern und Eltern der Beteiligten sowie Angaben zu in Aussicht genommenen Erben, Vermächtnisnehmern, Testamentsvollstreckern, Pflegern usw. mit Namen, Geburtsdaten und Wohnanschrift

2.1.4.2 Angaben zum Vermögen der Beteiligten

2.1.4.3 Angaben zu speziellen Situationen bei in Aussicht genommenen Erben bzw. Vermächtnisnehmern, etwa Behinderung, Überschuldung, Sucht.

2.2 Zweck der Datenerhebung

Die Erhebung der Daten erfolgt, um den gesetzlichen Pflichten des Notars nachzukommen, insbesondere den gesetzlichen Pflichten

• zur Identifizierung der Beteiligten und Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten,
• zur Erforschung des Willens der Beteiligten und der Klärung des Sachverhalts,
• zur Prüfung der Geschäfts- und Testierfähigkeit der Beteiligten,
• zur Überprüfung von notariellen Mitwirkungsverboten,
• zur Anzeige an Behörden und sonstige Stellen, wie Finanzämter, Gutachterausschuss, Zentrales Testamentsregister, Zentrales Vorsorgeregister
• zum Vollzug notarieller Urkunden im Grundbuch und im Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregister
• zur Einholung von zum Vollzug notarieller Urkunden erforderlicher Genehmigungen und Zustimmungen von Behörden, Gerichten und sonstigen Dritten sowie erforderlicher Erklärungen von Behörden und sonstigen Dritten über die Ausübung bzw. Nichtausübung von Vorkaufsrechten,
• zur Hinterlegung von Geld (Anderkonten), Wertpapieren oder sonstiger Kostbarkeiten beim Notar,
• zur Aufnahme von Wechsel- und Scheckprotesten,
• zur Registrierung der Daten in der Urkundenrolle, dem Kostenregister, den Namensverzeichnissen und ggf. dem Erbvertragsverzeichnis, dem Massenbuch, dem Verwahrungsbuch, der Anderkontenliste und Sammelakten zu Wechsel- und Scheckprotesten des Notars,
• zur Archivierung von Dokumenten und Dateien, insbesondere von Urkunden in der Urkundensammlung und von Nebenakten,
• zur Protokollierung von Einsichten im automatisierten Grundbuchverfahren,
• zur Erhebung der Notarkosten, samt Rechnungs- und Mahnwesen und Finanzbuchhaltung.

Außerdem werden die Daten erhoben:  

• zur Terminverwaltung,
• zur postalischen, fernkommunikativen und elektronischen Kommunikation mit den Beteiligten,
• zur Übersicht über die beim Notar befindlichen Dokumente, wie Grundschuldbriefe und Fortführungsnachweise des Vermessungsamtes.

2.3 Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, c, e bzw. f der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung in Verbindung mit Art. 4 Bayerisches Datenschutzgesetz und den §§ 10, 11, 12, 17, 20a, 21, 22ff., 34a, 37, 38, 40 – 42, 53, 57ff. Beurkundungsgesetz (BeurkG), §§ 5 – 23, 26, 27 Dienstordnung für Notare (DONot), § 54 Einkommensteuerdurchführungsverordnung (EStDV), § 18 Grunderwerbsteuergesetz (GrEStG), § 34 Erbschaftsteuergesetz (ErbStG), §§ 10ff. Geldwäschegesetz (GwG), § 195 BauGB, §§ 1ff. Verordnung über die Errichtung und Führung eines Zentralen Testamentsregisters (ZTRV), 
§§ 1ff. Verordnung über das Zentrale Vorsorgeregister (VRegV), §§ 19, 29ff. Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG).

3. Wann werden Daten an Dritte weitergegeben?

Ihre Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nur an Dritte weitergegeben, wenn dazu eine Verpflichtung durch Gesetz oder eine behördliche oder gerichtliche Anordnung besteht. Die notarielle Verschwiegenheitspflicht gemäß § 18 der Bundesnotarordnung (BNotO) bleibt unberührt.

4. Wo sind Ihre Daten gespeichert?

Die  Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland.

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Personenbezogene Daten werden gelöscht, wenn ihre Kenntnis für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke nicht mehr erforderlich ist, soweit nicht gesetzliche Bestimmungen eine längere Speicherung bzw. Aufbewahrung vorschreiben, insbesondere:  

• Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich gesondert aufbewahrter Erbverträge: 100 Jahre,
• Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenlisten, Generalakten: 30 Jahre
• Nebenakten: 7 Jahre, sofern nicht der Notar im Einzelfall oder generell für bestimmte Rechtsgeschäfts eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt,
• Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste: 5 Jahre,
• Zentrales Testamentsregister: 30 Jahre mit Ablauf des auf die Sterbefallmitteilung folgenden Kalenderjahres,
• Zentrales Vorsorgeregister: 110 Jahre nach Geburt des Vollmachtgebers.
  
  

6. Welche Rechte stehen mir hinsichtlich der Verarbeitung meiner Daten zu?

Sie sowie alle anderen ggf. durch die Datenverwendung betroffenen Personen haben einen Anspruch auf Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten und bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen einen Anspruch auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung.
Sie und die anderen betroffenen Personen haben ferner das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Dies schließt das Recht mit ein, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Sofern dies technisch möglich ist, können Sie und die anderen betroffenen Personen ab dem genannten Zeitpunkt auch verlangen, dass die personenbezogenen Daten direkt an den anderen Verantwortlichen übermittelt werden. Die notarielle Verschwiegenheitspflicht gemäß § 18 der Bundesnotarordnung (BNotO) bleibt unberührt.  

Zur Ausübung Ihrer genannten Rechte sowie bei Fragen und Beschwerden zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie und die anderen betroffenen Personen sich über die Notarstelle jederzeit vertraulich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:  

Der Datenschutzbeauftragte der Notare Dr. Tilman Götte und Konrad Lautner in München
Tel.: +49-89-290042-0
E-Mail: datenschutz@lautner-grund.de

Mit Beschwerden über die Datenverwendung durch uns können Sie sich und die anderen betroffenen Personen auch an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Für die bayerischen Notare:  

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Wagmüllerstraße 18
80538 München